Подразделение по работе с обращениями граждан

Сектор делопроизводства и работы с обращениями граждан Совета Бугульминского муниципального района Республики Татарстан

Сектор делопроизводства и работы с обращениями граждан (далее по тексту - сектор) является структурным подразделением Аппарата Совета Бугульминского муниципального района (далее по тексту - Совет), обеспечивает документационное сопровождение аппарата Совета района и Исполкома района, соблюдение установленного порядка рассмотрения писем, предложений, обращений граждан, осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений Главы района, а также документов, поступивших от вышестоящих органов с контрольными сроками исполнения. Организует работу по приему Главой района граждан по личным вопросам. Осуществляет оформление, регистрацию, учет, хранение и сдачу в архив постановлений и распоряжений Главы и руководителя Исполкома Бугульминского муниципального района, руководителя Исполкома муниципального образования город Бугульма.

В своей деятельности сотрудники сектора руководствуются Конституцией Российской Федерации, Республики Татарстан, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Татарстан, Уставом муниципального образования «Бугульминский муниципальный район», постановлениями и распоряжениями Главы муниципального района, служебным регламентом органов местного самоуправления Бугульминского муниципального района.

Сектор при выполнении возложенных на него задач взаимодействует с отделами Совета и исполкома района, учреждениями района.

Основными задачами и функциями сектора являются:

1. Обеспечивает порядок ведения делопроизводства входящей и исходящей документации Совета и Исполкома района.

2. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих писем, обращений граждан и отправку исходящих документов с использованием почтовой связи, электронной почты, Единой межведомственной системы электронного документооборота.

3. Организует работу с документами для служебного пользования.

4. Предоставляет справочную информацию о стадии рассмотрения входящих документов.

5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Производит постановку на контроль и снятие с контроля поручений Главы и руководителя Исполкома района, документов, поступивших от вышестоящих органов с контрольными сроками исполнения.

7. Осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений Главы района, документов, поступивших от вышестоящих органов с контрольными сроками исполнения.

8. Анализирует состояние исполнительской дисциплины, осуществляет подготовку информации о нарушениях сроков исполнения поручений Главы района, документов, поступивших от вышестоящих органов с контрольными сроками исполнения.  

9. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан.

10. Осуществляет запись на личный прием граждан к Главе района, оформляет соответствующие документы по организации личного приема Главы.

11. Оформляет совместно с секретарем приемной документы по организации личного приема руководителя Исполкома района.

12. Осуществляет подготовку ежемесячной, ежеквартальной и ежегодной информации по обращениям граждан для направления в Аппарат Президента РТ и другие вышестоящие органы.

13. Осуществляет оформление, регистрацию, учет, хранение и сдачу в архив организационно-распорядительных документов (постановлений и распоряжений Главы и руководителя Исполкома Бугульминского муниципального района, руководителя исполкома муниципального образования город Бугульма).

14. Осуществляет заверение копий организационно-распорядительных документов (постановлений и распоряжений Главы и руководителя Исполкома Бугульминского муниципального района, руководителя Исполкома муниципального образования город Бугульма).

15. Ведет учет бланков Совета и Исполкома Бугульминского муниципального района.

16. Формирует дела сектора и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях

17. Осуществляет хранение законченных делопроизводством дел, готовит их к сдаче в архив на постоянное хранение, либо уничтожение согласно номенклатуре дел.

18. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Аппарата Совета и Исполкома Бугульминского муниципального района, Исполкома муниципального образования город Бугульма, формирует описи для сдачи документов в архив.

19. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения.

Заведующий сектором делопроизводства и работы с обращениями граждан Совета Бугульминского муниципального района –

Агапова Евгения Васильевна

г. Бугульма, ул. Гафиатуллина, д. 7, кабинет 119

тел. 8(85594) 4-19-10, 4-38-65 (доб. 151, 152, 198)

E-mail: kancel.bmr@tatar.ru